Gemini trong thanh bên Workspace cho phép bạn trò chuyện với Gemini trên các ứng dụng Gmail, Docs, Sheets, Slides và Drive — mà không cần rời khỏi ứng dụng bạn đang sử dụng. Từ khi ra mắt tháng trước, Gemini trong thanh bên Workspace đã làm cuộc sống của nhiều người trở nên dễ dàng hơn. Thay vì phải chuyển từ Gmail sang Docs để lấy thông tin cho một tin nhắn, giờ đây bạn có thể có ngay những gì mình cần ngay bên cạnh bản thảo chỉ với một prompt đơn giản. Bạn cần phân tích nhanh các thông tin từ nhiều file trong Drive? Gemini trong thanh bên Workspace cũng có thể giúp bạn — không cần mở thêm tab mới.
Gemini trong thanh bên của Drive có thể tóm tắt một hoặc nhiều tài liệu, lấy thông tin nhanh về một dự án hoặc đi sâu vào một chủ đề mà không cần bạn phải tìm và nhấp qua nhiều tài liệu.
Thanh bên cho phép bạn trò chuyện với Gemini để tóm tắt, phân tích và tạo nội dung từ email và các file trong Gmail, Docs, Sheets, Slides và Drive — mà không cần rời khỏi ứng dụng bạn đang sử dụng. “Chúng tôi muốn xây dựng một mức độ kết nối mới giữa các ứng dụng Workspace,” Vishnu Sivaji, Giám đốc Sản phẩm Workspace cho biết. “Gemini đang giúp các ứng dụng này thực sự trở nên liên kết chặt chẽ với nhau.”
Vishnu cho biết bước đầu tiên để kết hợp hiệu quả Gemini vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn là luyện tập nghệ thuật viết prompt. Vì vậy, với kiến thức chuyên môn của mình, chúng tôi đã yêu cầu ông chia sẻ năm mẹo hàng đầu để viết prompt hiệu quả nhằm giúp bạn tận dụng tối đa Gemini trong thanh bên Workspace.
Mục lục bài viết
Lấy gợi ý từ các đề xuất
Khi bạn mở Gemini trong thanh bên của các ứng dụng Workspace, bạn sẽ thấy các đề xuất cụ thể cho sản phẩm: Trong Gmail, thanh bên sẽ hiển thị các ý tưởng như “tìm các tệp đính kèm trong email của tôi”; trong Docs, bạn có thể thấy “viết lại phần này của tài liệu”; hoặc trong Sheets, Gemini có thể gợi ý “hướng dẫn tôi cách sử dụng định dạng có điều kiện”.
Gemini trong thanh bên của Docs có thể cung cấp các đề xuất để tóm tắt, tinh chỉnh hoặc viết lại nội dung của bạn.
“Nhiều người vẫn mới làm quen với việc sử dụng AI tạo sinh cho các công việc hàng ngày tại nơi làm việc. Đối với bất kỳ ai không chắc chắn lý do hoặc cách tương tác với thanh bên, các đề xuất này là một nơi tuyệt vời để bắt đầu,” Vishnu nói. Chúng cũng là một dấu hiệu cho thấy loại công việc mà Gemini sẽ đặc biệt giỏi trong ứng dụng cụ thể đó.
“Và đối với tất cả những gì bạn thấy ở đây, đã có rất nhiều nghiên cứu và thử nghiệm và khám phá hành trình người dùng đằng sau nó,” Vishnu cho biết thêm.
Tập trung vào những điều cơ bản: nhân vật, persona, task, context và format
Vishnu cho rằng việc đối xử với các công cụ AI giống như một thành viên mới trong đội mà bạn phải huấn luyện sẽ rất hữu ích. Bạn sẽ không chỉ nói, “Báo cáo doanh số, làm ơn!” Bạn sẽ cung cấp ngữ cảnh, chỉ định nhu cầu của mình và thậm chí có thể đề xuất một định dạng. Viết prompt cho Gemini cũng tương tự — sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, câu đầy đủ và yêu cầu cụ thể.
“Nói chung khi chúng tôi nói về việc viết prompt, có bốn điều chính cần xem xét: nhân vật, nhiệm vụ, ngữ cảnh và định dạng,” Vishnu nói. “Bạn không cần phải sử dụng tất cả bốn điều, nhưng sử dụng một vài trong số đó sẽ giúp ích.” Nhân vật là góc nhìn mà bạn muốn Gemini tiếp cận, và nhiệm vụ là hành động cụ thể bạn muốn Gemini thực hiện. Ngữ cảnh cung cấp thêm thông tin hoặc bối cảnh giúp Gemini hiểu nhiệm vụ và tạo ra kết quả phù hợp hơn, và định dạng cung cấp hướng dẫn về cách điều chỉnh kết quả.
Ví dụ, bạn có thể viết, “Tôi là một quản lý dự án” (nhân vật) “và cần tạo một bộ theo dõi dự án chi tiết” (nhiệm vụ) “cho một dự án thiết kế lại trang web” (ngữ cảnh) “trong một bảng đơn giản với các trường cho ngày, trạng thái và nhiệm vụ.” (định dạng).
Sử dụng @ để cung cấp cho Gemini thêm thông tin từ các file khác
Cũng như bạn có thể sử dụng biểu tượng @ để tham chiếu đến Docs, Sheets hoặc các file khác trong các ứng dụng Workspace, bạn cũng có thể sử dụng nó khi viết prompt trong thanh bên. Đây là cách nhanh chóng và dễ dàng để cung cấp thêm ngữ cảnh cho Gemini và kết nối thông tin tồn tại trong các sản phẩm Workspace của bạn.
Gemini trong thanh bên Workspace có nghĩa là bạn không cần phải rời khỏi email hoặc tài liệu bạn đang sử dụng để có thêm thông tin.
Ví dụ: giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một buổi họp mặt và nhận được email từ một thành viên trong nhóm yêu cầu thông tin về khách sạn để họ có thể đặt phòng. Hỏi Gemini trong Gmail để tìm kiếm thông tin đó từ một tài liệu Google chứa tất cả chi tiết về buổi họp mặt với: “tên khách sạn và email của quản lý bán hàng được liệt kê trong @Company Offsite 2024.” Sau đó, bạn có thể dễ dàng chèn thông tin vào email trả lời của mình.
Thử nghiệm và lặp lại để có kết quả tốt hơn
Nếu lần đầu không thành công, hãy thử lại! Tinh chỉnh prompt của bạn và thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau, bao gồm sử dụng từ đồng nghĩa hoặc từ khóa khác, điều chỉnh mức độ chi tiết và cụ thể và thử các độ dài prompt khác nhau. (Theo nghiên cứu của nhóm, các prompt thành công nhất trung bình khoảng 21 từ, trong khi các nỗ lực ban đầu của mọi người thường ngắn hơn đáng kể – thường dưới chín từ.) Ngoài ra, đừng quên bạn có thể đặt các câu hỏi tiếp theo.
Vishnu khuyên nên thử nghiệm với các nhân vật khác nhau nữa. Ví dụ, khi bạn viết một prompt về việc đào tạo ai đó, bạn có thể yêu cầu Gemini đóng vai đồng nghiệp và sau đó so sánh kết quả với việc yêu cầu Gemini đóng vai giáo viên.
“Khi bạn hài lòng với kết quả, hãy ghi chú lại những gì đang hiệu quả,” Vishnu nói. “Hãy thử sử dụng lại một số ngôn ngữ đó với các prompt trong tương lai.”
Chia sẻ những gì đang hiệu quả — và những gì có thể tốt hơn
Khi bắt đầu phát triển Gemini cho các công cụ Workspace, nhóm đã bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm, nơi họ chia sẻ các ví dụ về các prompt của họ và các phản hồi của Gemini với nhau.
“Cuộc trò chuyện cung cấp cái nhìn sâu sắc về các loại nhiệm vụ mà mọi người đang sử dụng AI tạo sinh, làm nổi bật cả khả năng và giới hạn của nó,” Vishnu nói. “Nhân viên của Google đã thành công với các nhiệm vụ thực tế như tóm tắt lịch trình và trích xuất thông tin từ tài liệu.” Khi chúng tôi tiếp tục nâng cấp các mô hình của mình, chúng tôi cũng đã có thể giải quyết các phản hồi trước đó, chẳng hạn như cách Gemini có thể ngữ cảnh hóa thông tin từ nhiều nguồn.
Đây là những loại thông tin chi tiết mà nhóm vẫn đang thu thập, cả từ người dùng trong Google và từ những người thử nghiệm đáng tin cậy. Tất cả đều hữu ích. Như Vishnu nói, “Càng nhiều đầu vào chúng tôi nhận được, chúng tôi càng có thể làm cho các sản phẩm của mình hữu ích hơn.”